CONTROL

Según Anzola (2002) " la función de control consiste en la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y los planes ideados para su logro."

Para Daft (2004) "control significa vigilar las actividades de los empleados, determinar si la empresa se dirige a la consecución de las metas y tomar las acciones correctivas que vayan necesitándose. Los directivos deben asegurarse que la empresa se dirija a la obtención de sus metas. Las tendencias recientes al empowerment (delegar el poder o facultar) y dar confianza a los empleados han hecho que muchas compañías den ahora menos importancia al control de arriba abajo y más a capacitar a sus empleados para que vigilen y se corrijan ellos mismos."

Según Chiavenato (1998) " el control es un proceso cíclico compuesto por cuatro fases:

1. Establecimiento de estándares o criterios.

Los estándares representan el desempeño deseado. Los criterios representan las normas que guían las decisiones. Son disposiciones que proporcionan medios para establecer lo que deberá hacerse y cuál es el desempeño o resultado que se aceptará como normal o deseable. Constituyen los objetivos que el control deberá asegurar o mantener. los estándares pueden estar expresados en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos, o por medio de índices. La llamada administración científica se preocupó por desarrollar técnicas capaces de proporcionar buenos estándares, como tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos. El costo estándar, los estándares de calidad, los estándares de volumen de producción, son ejemplos de estándares o criterios.

2. Observación del desempeño

Para controlar un desempeño se debe, por lo menos, conocer algo respecto de él. El proceso de control actúa con el fin de ajustar las operaciones a determinados estándares previamente establecidos y funciona de acuerdo con la información que recibe. La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa sobre aquello que se está controlando.

3. Comparación del desempeño con el estándar establecido.

Toda actividad sufre algún tipo de variación, error o desviación. Es importante determinar los límites dentro de los cuales esa variación podrá aceptarse como normal o deseable. No toda variación exige correcciones, sólo aquellas que sobrepasan los límites de lo normal." El autor señala más adelante

"4. Acción correctiva.

El objetivo del control es mantener las operaciones dentro de los estándares establecidos, para que se alcancen los objetivos de la mejor manera. Así, las variaciones, errores o desviaciones deben corregirse para que las operaciones se normalicen. La acción correctiva busca lograr que lo que se realice, se haga exactamente de acuerdo con lo que se pretendía realizar."

Bibliografía

- Anzola, Sérvulo (2002). "Administración de Pequeñas Empresas". McGraw-Hill/ Interamericana Editores S.A. de C.V. México
- Chiavenato, Idalberto (1998) "Introducción a la Teoría General de la Administración". McGraw-Hill Interamericana s.a., Colombia.
- Daft, Richard (2004) "Administración". Cengage Learning Editors, México.

DIRECCIÓN

Dentro de las funciones de la administración está la dirección, función que compromete para el administrador habilidades técnicas, de liderazgo y motivacionales. Tal como se puede observar en la fotografía el director de orquesta Herbert von Karajan(1908-1989) de origen austriaco, debía emplear sus dotes de liderazgo y de motivador para lograr el mejor resultado de su grupo dirigido.

Según Daft (2004) "la dirección consiste en usar la influencia para motivar a los empleados para que alcancen las metas organizacionales. Dirigir significa crear una cultura y valores compartidos, comunicar las metas a los empleados de la empresa e infundirles el deseo de un desempeño excelente. Al dirigir se motiva a los departamentos y divisiones enteras, lo mismo que a quienes colaboran directamente con el jefe. En una era de incertidumbre, de competencia internacional y de creciente diversidad de la fuerza de trabajo, la capacidad de moldear la cultura, de comunicar metas y de motivar es indispensable para el éxito"

Koontz y Weihrich (2007) señalan " para la función administrativa de dirección, varios principios o guías pueden resumirse de la siguiente manera:

1. Principio de la Armonía de los Objetivos. A mayor armonía establecida por los administradores entre los objetivos personales de los individuos y las metas de la empresa, mayores serán la eficacia y la eficiencia de la organización.

2. Principio de la Motivación. puesto que la motivación no es un simple asunto de causa efecto, entre más cuidadosamente evalúen los administradores una estructura de recompensas, la contemplen desde el punto de vista situacional y de contingencia, y la integren al sistema total de la administración, más efectivo será un programa de motivación.

3. Principio del Liderazgo. Puesto que la gente tiende seguir a aquellos que, desde su punto de vista, le ofrecen los medios para satisfacer sus objetivos personales, habrá una mayor comprensión por parte de los administradores sobre aquello que motiva a los subordinados y la forma en que estos motivadores operan; y entre más reflejen esta comprensión al llevarse a cabo sus acciones administrativas, mayor probabilidad habrá de que sean efectivos como líderes.

4. Principio de la claridad en la comunicación. La comunicación tiende a ser clara cuando se expresa en un lenguaje y se transmite en una forma que puedan ser entendidos por el receptor. La responsabilidad del emisor consiste en formular el mensaje para que sea comprensible al receptor...

5. Principio de la integridad en la comunicación. Entre mayor sea la integridad y congruencia de los mensajes escritos, orales o no verbales, así como la credibilidad moral del emisor, mayor será la aceptación del mensaje por parte del receptor.

6. Principio del uso complementario de la organización informal. la comunicación tiende a ser más eficaz cuando los administradores utilizan la organización informal para complementar los canales de comunicación propios de la organización formal."

Teoría de la Motivación

La organización o empresa para triunfar debe contar con el compromiso y el esfuerzo mancomunado de todos sus integrantes, debido a esto dentro del estudio de la administración se han desarrollado a través el tiempo distintos modelos de motivación.

Stoner y Freeman (1994) señalan "El modelo tradicional. Este modelo está asociado con Federick Taylor y la administración científica. Los administradores determinan la manera más eficiente para realizar actividades repetitivas y entonces motivar a los trabajadores con un sistema de incentivos en efectivo, mientras más producen los trabajadores, ganan más dinero."

Stoner y Freeman (1994) señalan " El modelo de las Relaciones Humanas. Elton Mayo y otros investigadores sobre las relaciones humanas encontraron que el aburrimiento y la repetición de muchas actividades en realidad reducían la motivación, mientras los contactos sociales ayudaban a crear o sustentar la motivación. la conclusión obvia: los administradores deben motivar a sus empleados mediante el reconocimiento de sus necesidades sociales y haciéndolos sentir útiles e importantes.

Como resultado, el modelo de las relaciones humanas apremiaban a los administradores a dar a sus empleados alguna libertad para tomar decisiones con respecto a su trabajo, como también más información acerca de las intensiones y las metas organizativas de los administradores"

Stoner y Freeman (1994) " el Modelo de los Recursos Humanos. Douglas McGregor y otros teóricos criticaron el modelo de las relaciones humanas considerándolas como una simple propuesta sofisticada para la manipulación de los empleados. También objetaron que, como el modelo tradicional, el modelo de las relaciones humanas simplificaba demasiado la motivación enfocándola sólo a un factor, como el dinero o las relaciones sociales.

McGregor identificó dos grupos diferentes de supuestos que los administradores tienen acerca de sus subordinados. la perspectiva tradicional, conocida como la teoría X sostiene que la gente una aversión inherente al trabajo; a pesar de que lo ven como una necesidad, lo evitan siempre que es posible....La teoría Y es más optimista. Considera que el trabajo es tan natural como descansar o jugar, que en realidad la gente quiere trabajar y, bajo las circunstancias adecuadas, obtienen una gran satisfacción de su trabajo."

Teorías de la satisfacción de Motivación

Abraham Maslow (1908-1970), psicólogo estadounidense, en 1934 estableció la jerarquía de necesidades que considera las necesidades fisiológicas, seguridad y protección, aceptación, estima y autorealización, esta pirámide ha resultado ser muy conveniente para los administradores, ya que establece una secuencia lógica de las necesidades.

Se pueden mencionar también la teoría de Alderfer, la necesidad de logro y la teoría de dos factores de la motivación, como teorías para la satisfacción de las necesidades

Liderazgo

El liderazgo es un aspecto de vital importancia para el administrador, siendo la esencia del liderazgo el contar con seguidores y el poder que se ejerce sobre ellos.

Ortega (2008) respecto a la definición del liderazgo señala " en términos generales se define como el arte o proceso de influir sobre las personas, para que estas intenten, con entusiasmo y buena disposición contribuir al logro de los objetivos del grupo."

Anzola (2002) señala que "el liderazgo es la capacidad de persuadir a otro de buscar con entusiasmo objetivos definidos. la persona que dirige a otras debe tener algo especial que haga que los demás ejecuten lo que ella diga. El pequeño empresario debe tener ciertas cualidades para dirigir a las personas de su empresa y alcanzar los objetivos que haya fijado"

White y Lippitt que en 1939 realizaron un experimento sobre los distintos estilos de liderazgo en niños de diaz años, citado por Chiavenato (1998) identifican tres tipos de liderazgo:

"- Liderazgo autocrático: el comportamiento de los grupos mostró fuerte tensión, frustraciones, y sobre todo agresividad; por otro, ausencia de espontaneidad, de iniciativa y de amistad entre grupos. A pesar de que aparentemente gustaban de las tareas, no demostraban satisfacción con relación a la situación. El trabajo sólo se desarrollaba cuando el líder estaba presente; en ausencia, las actividades se detenían y los grupos expresaban sus sentimientos reprimidos, llegando a comportamientos de indisciplina y agresividad;

- Liderazgo Liberal: a pesar de la intensa actividad de los grupos, la producción fue simplemente mediocre. las tareas se desarrollaban al azar, con muchas oscilaciones, y se perdía mucho tiempo en discusiones dirigidas más a motivos personales que a actividades relacionadas con el trabajo en sí. Se notó fuerte individualismo agresivo y poco respeto con relación al líder;

- Lider democrático: se desarrolló amistad entre los grupos y relaciones cordiales entre los niños. El líder y los subordinados establecieron comunicación espontánea, franca y cordial. El trabajo mostró un ritmo suave y seguro, sin alteraciones, incluso cuando el líder se ausentaba. Hubo un claro sentido de responsabilidad y de compromiso personal, además de una impresionante integración grupal, dentro de un clima de satisfacción."

Respecto a las conclusiones sacadas por White y Lippitt hay que considerar que el grupo de personas sometidas a estudio tenían una edad de 10 años y un comportamiento acorde a su edad. Las personas van cambiando su comportamiento a medida que transforman en adultas y por ejemplo son más consecuentes al momento de enfrentar un líder democrático.

Bibliografía
- Anzola, Sérvulo (2002). "Administración de Pequeñas Empresas". McGraw-Hill/ Interamericana Editores S.A. de C.V. México

- Chiavenato, Idalberto (1998) "Introducción a la Teoría General de la Administración". McGraw-Hill Interamericana s.a., Colombia.

- Daft, R (2004) "Administración". Cengage Learning Editors, México.

- Koontz, H y Weihrich, H (2007) "Elementos de Administración, un Enfoque Internacional". McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. México.

- Ortega, Juan F. (2008) "Liderazgo en Educación". Dossier Modulo Liderazgo, Programa Magister en Gestión y Dirección Educacional". Universidad Autónoma de Chille. La Serena. Chile.

ORGANIZACIÓN

El término "organización" proviene del latín organón, cuyo significado está relacionado con órgano, elemento de un sistema y sistema en sí mismo es utilizado en el ámbito empresarial, gubernamental, religioso, educativo, etc. para referirse, por una parte, a una entidad o agrupación como por ejemplo a una ONG, empresa, corporación, institución pública, etc. También nos referimos con organización a una actividad o función dentro de una empresa, un evento deportivo, la cena de fin de año junto a la familia, equipo de fórmula 1, etc.

Según Daft (2004) "la organización consiste en asignar las tareas, en agrupar las actividades en departamentos y en asignar la autoridad y los recursos en la organización". Para Chiavenato (1998) "la organización puede adoptar varios significados:

1. Organización como unidad o entidad social, en la cual las personas interactúan entre sí para alcanzar los objetivos específicos. En este sentido la palabra organización significa cualquier cometido humano moldeado intencionalmente para alcanzar determinados objetivos. Las empresas constituyen ejemplos de organización social. Desde este punto de vista, la organización puede verse bajo dos aspectos diferentes:

Organigrama Endesa Chile

a. organización formal: es la organización basada en una división de trabajo racional, que especializa órganos y personas en determinadas actividades. Por tanto, es una organización planeada o la que está definida en un organigrama, instituida por la dirección. En una organización formalizada oficialmente;

b. organización informal: es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal, a partir de las relaciones humanas que se dan al desempeñarse en sus cargos. se forma a partir de relaciones de amistad(o de antagonismo) y del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal;

2. Organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo. En este sentido, la organización significa el acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los órganos pertinentes de su administración y establecer las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno."

Departamentalización

1) Por Función

Koontz y Weihrich (2007) señalan "en general, lo que toda empresa hace es agrupar sus actividades de acuerdo con las funciones que realiza (departamentalización funcional). Ya que todas las empresas ofrecen algo útil y que los demás quieren, las funciones básicas de una empresa son producción (creación o aumento de la utilidad de un bien o servicio), ventas (capacidad para encontrar clientes, pacientes, parroquianos, estudiantes, o miembros que acepten un bien o servicio a cierto precio o costo) y finanzas (reunir y cobrar, guardar y gastar los fondos de la empresa. lo más lógico es agrupar estas actividades en departamentos, como ingeniería, producción, ventas o marketing y finanzas"

2) por Territorio

Koontz y Weihrich (2007) señalan " la departamentalización por territorios es bastante común en las empresas que operan en regiones extensas. En este caso es importante que las actividades de una zona o territorio se agrupen y se asignen a un administrador"

3) por Clientes

Koontz y Weihrich (2007) señalan "En diversas empresas lo normal es agrupar actividades de tal modo que un interés fundamental para los cliente. Los clientes son la clave de la agrupación de las actividades cuando cada cosa que hace una empresa para ellos es administrada por un jefe de departamento. El departamento de ventas industriales de un mayorista que también le vende a minoristas es un caso que viene a punto. Los propietarios de negocios y los administradores arreglan las actividades sobre la base de satisfacer las necesidades de grupos de clientes definidos claramente."

4) por Productos

Koontz y Weihrich (2007) señalan " el agrupamiento de actividades por `productos o por líneas de productos ha ganado importancia en las empresas grandes y de líneas múltiples. Puede verse como un proceso evolutivo. por lo común, las compañías y otras instituciones que adoptan esta forma de departamentalización se organizaron por funciones. Cuando crecieron, los administradores de producción, ventas y servicio, y los ejecutivos de ingeniería toparon con graves problemas. El trabajo administrativo se volvió complejo y la amplitud de mando de la administración limitó la habilidad de los administradores para aumentar el número de administradores subordinados inmediatos. En ese momento, se volvió necesaria la reorganización por productos. esta estructura le permite a la alta dirección delegar l ejecutivo de una división una autoridad significativa sobre las funciones de manufactura, ventas servicio e ingeniería que se relacionan con el producto o líneas de productos y exigirle un grado considerable de responsabilidad por la obtención de utilidades"

Bibliografía

- Chiavenato, Idalberto (1998) "Introducción a la Teoría General de la Administración". McGraw-Hill Interamericana s.a., Colombia.

- Daft, R (2004) "Administración. Cengage Learning Editors, México.

- Koontz, H y Weihrich, H (2007) "Elementos de Administración, un Enfoque Internacional". McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. México.

PLANEACIÓN

Según Daft (2004) "la planeación indica dónde quiere estar la empresa en el futuro y la manera de llegar allí. Planeación significa definir las metas del desempeño futuro y seleccionar las actividades y recursos necesarios para alcanzarlas."

Respecto a la planeación Chiavenato (1998) señala "la planeación es la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para alcanzarlos. Se trata entonces de un modelo teórico para la acción futura. Empieza por la determinación de los objetivos y detalla los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear es definir los objetivos y escoger anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlos. La planeación define a dónde se pretende llegar, lo que debe hacerse, cuándo, cómo y en qué secuencia."

Referente al propósito y la naturaleza de la planeación Koontz y Weihrich (2007) señalan los siguientes principios.

"1) Principio de contribución al objetivo. El propósito de cada plan y de todos los planes de apoyo consiste en promover el logro de los objetivos de la empresa.

2) Principio de objetivos. Si se desea que los objetivos sean significativos para las personas deben ser claros, alcanzables y verificables.

3) Principio de primacía de la planeación. La planeación lógica precede a todas las otras funciones administrativas.

4) Principio de eficiencia de los planes. La eficiencia de un plan se mide por cuánto contribuye al propósito y a los objetivos, compensado por los costos requeridos para formularlo y operarlo, y por las consecuencias imprevistas."

La planeación produce como resultado el plan, y existen distintos tipos según su índole. Al respecto Chiavenato (1998) señala " Un plan es un curso determinado de acción sobre un periodo específico que representa una respuesta y una anticipación al tiempo, con el fin de alcanzar un objetivo formulado. Como un plan describe un curso de acción, necesita proporcionar respuestas a las preguntas qué, cuándo, cómo, dónde, y por quién. Existen cuatro tipos diferentes de planes:

1. Planes relacionados con el método, denominados procedimientos;

2. Planes relacionados con dinero, denominados presupuestos;

3. Planes relacionados con el tiempo, denominados programas o programaciones;

4. Planes relacionados con comportamientos, denominados normas o reglamentos."

Ejemplo de los primeros tenemos los flujo gramas, de los segundo presupuestos de reparación, de mantención y presupuestos anuales de la empresa. Son ejemplos de programaciones las cartas Gantt y malla PERT. El reglamento interno de la empresa y el manual de buena convivencia son ejemplos de reglamentos.

Koontz y Weihrich (2007) señalan los pasos de la planeación:

1. Estar al tanto de las Oportunidades; a la luz de el mercado, la competencia, lo que quieren los clientes, nuestras fortalezas, nuestras debilidades.

2. Establecer los objetivos o metas; en dónde queremos estar, que queremos lograr y cuándo.

3. Considerar las Premisas de la Planeación; ¿En que contexto-interno o externo- operan nuestros planes?

4. Identificar las Alternativas; ¿Cuáles son las alternativas más prometedoras para lograr nuestros objetivos?

5. Comparar las Alternativas a la Luz de los Objetivos Elegidos; ¿Qué alternativa nos brindará la mejor oportunidad para satisfacer nuestros objetivos a menor precio y con mayor ganancia?

6. Elegir una alternativa. Elegir el curso de acción a seguir.

7. Formular Planes de Apoyo; tales como planes para comprar equipo, comprar material, contratar y entrenar trabajadores, desarrollar un nuevo producto.

8. Expresar los Planes en Números; desarrollar presupuestos tales como volumen y precio de las ventas, operación de gastos necesarios para la realización de los planes, gastos para equipo de capital social.

Bibliografía

- Chiavenato, Idalberto (1998) "Introducción a la Teoría General de la Administración". McGraw-Hill Interamericana s.a., Colombia.
- Daft, R (2004) "Administración. Cengage Learning Editors, México.
- Koontz, H y Weihrich, H (2007) "Elementos de Administración, un Enfoque Internacional". McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. México.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

La diferenciación y definición de funciones del proceso administrativo, tiene por principal objeto estructurar y sistematizar la labor administrativa.

Chiavenato (1998) señala que "Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, organizar, dirigir, coordinar y controlar", más adelante señala " que las funciones universales de la administración son:

1. Planeación: implica la evaluación de futuro y la previsión en función de él. Unidad continuidad, flexibilidad y valoración son los aspectos principales de un buen plan de acción.

2. Organización: proporciona todos los elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa puede dividirse en material y social.

3. Dirección: conduce la organización para que funcione. Su objetivo es alcanzar el máximo rendimiento de los empleados en interés de los aspectos generales.

4. Coordinación: armoniza todas las actividades de la empresa, facilitando el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas y ajusta los medios a los fines.

5. Control: consiste en la verificación para comprobar si todas las etapas marchan de conformidad con el plan adoptado, las instrucionbes transmitidas y los principios establecidos. Su objetivo es ubicar las debilidades y errores para rectificarlos y evitar su repetición."

Chiavenato (1994) señala "según la teoría neoclásica, las funciones del administrador corresponden a los elementos de la administración que Fayol definiera en su tiempo (prever, organizar, comandar, coordinar y controlar), con una apariencia actualizada. Básicamente, las funciones del administrador son: planeación, organización, dirección y control."

Koontz y Weinhrich (2007), señalan "Un administrador desempeña las funciones gerenciales de planear, integrar personal, dirigir y controlar"

Daft (2004) define “La administración es la consecución de metas organizacionales en forma adecuada y eficaz planeando, organizando dirigiendo y controlando los recursos. Esta definición contiene dos ideas importantes:1) Las cuatro funciones: planear, organizar dirigir y controlar; 2) La consecución de las metas organizacionales en forma adecuada y eficiente. Los ejecutivos usan muchas habilidades para cumplir las funciones anteriores”.

En la figura 1 se puede apreciar el “Proceso Administrativo” señalado por Daft (2004)

Figura 1 "El proceso administrativo"

Bibliografía

- Chiavenato, Idalberto (1998) "Introducción a la Teoría General de la Administración". McGraw-Hill Interamericana s.a., Colombia.

- Draf, R (2004) "Administración. Cengage Learning Editors, México.

- Koontz, H y Weihrich, H (2007) "Elementos de Administración, un Enfoque Internacional". McGraw-Hill Interamericana Editores, S.A. de C.V. México.